スマホを見てたらこんな記事が・・・。
仕事をしていると、時々こんな場面に出くわしませんか？
「前の人の資料をそのまま使うなんてズルい」
「せっかくだから一から作り直そう」
…正直に言います。それ、99％のケースで時間と電気の無駄です。
- コピペはサボりではない、効率化の武器だ
「コピペ」と聞くと、マイナスなイメージを持つ人もまだまだいます。
特に昔からの職場では、「自分でゼロから作らないと努力じゃない」なんて声もあったりします。
でも現実は違います。既に正確なデータやフォーマットがある
→それを再利用することでミスが減る
パソコン（Word、Excel)はコピペをする為にあるようなものです(笑)
作業時間を大幅に短縮できる
この条件がそろっているのに、わざわざゼロから作り直す必要はありません。
むしろ、新しく作る過程でミスが混入するリスクもあります。
- 自分や自社の資産は「再利用前提」で作る
コピペが真価を発揮するのは、「資産がある」状態です。
ここで言う資産とは、資料やテンプレート、過去の見積書、マニュアルなどのこと。
データや書類は整理して保存しておく。
再利用しやすい形に整えておく。
誰が使っても同じ結果が出るようにしておく。
業種にもよると思いますが、業務内容ごともしくは、季節ごとにフォルダ分けして保存する。
ファイル名も「20251014○○集計.xlsx」などいつのものかわかるようにする。
こうすることで、後から自分や他の人が作業するときに迷わず使えます。
これこそIT時代の「財産運用」です。
- 上司や同僚の目は気にしない
残念ながら、今でも「コピペ＝怠けてる」と思う人はいます。
でも、その人たちは多くの場合「効率より精神論」を重視しています。
評価基準が古い人の目を気にして、非効率なやり方を続けるのは損です。
- 日付やイベント名などだけしっかり今年になっているか確認
これ結構大手でもそのままWebに載っちゃったりしている事があるのですが、文書の上部の日付は今年になっていても、文中の日付が去年のままだったり、今年からイベント名が変わっているのに去年のままになっていたりするを見かけます。
大事なのは、「仕事の精度」「納期遵守」「チーム全体の成果」この3つです。そこを満たせば、コピペだろうが魔法だろうがOKです。 - AIも「資産」として使い倒す
コピペが過去の資産活用なら、AIは未来の資産活用です。
「文書の下書きやアイデア出し」「過去のデータをもとにした分析」「定型文や顧客対応の自動化」
これらはAIが得意とする分野です。
「AIに頼るなんて…」と思う人もいますが、それは昔「電卓に頼るなんて」と言ってたのと同じです。
まとめ
・既にあるものをゼロから作り直すのは時間と電気の無駄
・自分や自社の資産はコピペして最大限活用する
・上司や同僚の古い価値観は気にしない
・日付やイベント名を間違っていないかしっかり確認
・AIも新しい資産としてフル活用する
効率化は手段ではなく、武器です。
「楽をする」ことは悪ではなく、むしろ生産性向上の近道です。
今日から、自分の資産もAIも遠慮なく使い倒して、仕事をもっとラクに進めましょう。
